Regulamin

§4

1. Uczestnicy Konferencji mogą być czynni (Prelegenci) lub bierni (Słuchacze).
   a. Uczestnik czynny (Prelegent) to osoba, która bierze aktywny udział w sesji referatowej poprzez wygłoszenie własnego referatu. Udział uczestników czynnych w Konferencji jest płatny.
   b. Uczestnik bierny (Słuchacz) to osoba, która bierze udział w sesji referatowej jako słuchacz i  nie wygłasza własnego referatu. Udział uczestników biernych w Konferencji jest płatny.
2.  Szczegółowe informacje dotyczące przebiegu udziału w Konferencji zostaną ogłoszone Uczestnikom zgodnie z postanowieniami §2, przy czym:
   a. warunkiem zgłoszenia chęci uczestnictwa w Konferencji jest dokonanie rejestracji,
   b. rejestracja na Konferencję odbywać się będzie za pośrednictwem strony internetowej www.konferencjamob.pl
   c. rejestracja będzie polegać na wypełnieniu formularza zgłoszeniowego, który przekazany zostanie do Organizatora. Obowiązują osobne okna rejestracji dot. zgłoszeń Prelegentów i Słuchaczy,
   d. liczba miejsc na Konferencji jest ograniczona,
   e. o wyborze Prelegentów Konferencji decyduje Rada Programowa, natomiast o uczestnictwie Słuchaczy decyduje kolejność zgłoszeń,
   f. rejestracja Prelegentów trwa od 15 lutego do 31 marca 2019 roku,
   g. osoby zainteresowane wzięciem udziału w Konferencji w roli Prelegenta zobowiązane są przesłać organizatorom tytuł i abstrakt wystąpienia (wraz ze zdjęciem Prelegenta– w celu    umieszczenia na stronie Konferencji – oraz zgodą na jego użycie) do 31 marca 2019 r.,
   h. o wynikach rejestracji każdy Prelegent zostanie poinformowany mailowo lub telefonicznie do 15 maja 2019 r.,
   i. Prelegent w terminie do 15 września 2019 r. zobowiązuje się do wysłania drogą elektroniczną prezentacji do wystąpienia.
   j. rejestracja Słuchaczy trwa od 29 maja do 15 lipca 2019 roku,
   k. o wynikach rejestracji każdy Słuchacz zostanie poinformowany mailowo do 30.07.2019 r.
3. Wysyłając zgłoszenie Uczestnik oświadcza, że nie istnieją żadne przeciwwskazania, w tym dotyczące jego zdrowia, które mogłyby mieć wpływ na możliwość udziału w Konferencji (w szczególności choroby przewlekłe, bądź wymagające zapewnienia specjalistycznej opieki medycznej, bądź konieczność hospitalizacji) oraz, że jest w stanie pod względem zdrowotnym wziąć udział w Konferencji.
4. Uczestnik nie może dochodzić względem Organizatora żadnych roszczeń związanych z pogorszeniem stanu zdrowia podczas trwania Konferencji, jeśli nastąpił on w wyniku niepoinformowania Organizatora o istnieniu okoliczności wskazanych w §2 ust. 2, podania w tym zakresie nieprawdziwych informacji lub wprowadzenia Organizatora w błąd.
5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody osobiste i majątkowe, które mogą wystąpić przed, w trakcie lub po zakończeniu Konferencji.
6. Zabrania się uczestniczenia w Konferencji osobom pod wpływem alkoholu lub środków odurzających oraz ich spożywania w trakcie Konferencji.
7. Zabrania się wszelkich działań powodujących lub mogących spowodować wprowadzenie w błąd Organizatora lub innych uczestników rejestracji, zakłócanie prawidłowości przebiegu rejestracji lub naruszenie jej bezpieczeństwa. Działania takie będą skutkować natychmiastową dyskwalifikacją. Decyzję o dyskwalifikacji podejmuje Organizator.
8. Organizator ma prawo dowolnego wydłużenia lub skrócenia czasu trwania rejestracji, w szczególności w przypadku tymczasowej awarii serwera.
9. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za brak możliwości przekazania pytań przez system rejestracyjny, w tym w szczególności w sytuacji nadmiernego obciążenia, awarii serwisu, bądź innych nieprzewidywalnych okoliczności.

§5

1. Udział w Konferencji jest całkowicie dobrowolny i płatny. Koszt uczestnictwa w Konferencji wynosi:
   a. 350,00 zł – w ramach opłaty: wyżywienie podczas trwania Konferencji, materiały konferencyjne, korzystanie z atrakcji dodatkowych (bez noclegu);b. 450,00 zł – w ramach opłaty: nocleg w pokoju dwuosobowym (2 doby), wyżywienie podczas trwania Konferencji, materiały konferencyjne, korzystanie
   z atrakcji dodatkowych;c. 550,00 zł – w ramach opłaty: nocleg w pokoju jednoosobowym (2 doby), wyżywienie podczas trwania Konferencji, materiały konferencyjne, korzystanie
   z atrakcji dodatkowych;
2. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo wyboru referatów, które zostaną włączone w program Konferencji. Przewiduje się wydanie drukiem wybranych referatów.
3. Opłatę należy uiścić na podstawie wystawionej faktury pro forma w terminie 14 dni na rachunek bankowy Organizatora tj.:
   Bank Handlowy w Warszawie, Oddział w Bydgoszczy
   65 1030 1090 0000 0000 8780 7002,
   tytułem: udział w Konferencji „Technika i nauka w Muzeum. Muzeum – formy i środki prezentacji” 25-27.09.2019 r., imię i nazwisko Prelegenta.
   Po zaksięgowaniu środków na koncie zostanie wystawiona faktura VAT.

4. Uiszczenie opłaty jest ostatecznym warunkiem przyjęcia zgłoszenia na Konferencję.

5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za roszczenia osób trzecich związanych z naruszeniem prawa przez uczestników Konferencji. Prelegent zobowiązuje się do zwolnienia Organizatora z roszczeń osób trzecich skierowanych do niego w związku z naruszeniem przez Prelegenta prawa w tym w szczególności w zakresie roszczeń związanych z naruszeniem praw autorskich. W szczególności Prelegent zobowiązuje się wstąpić do toczącego się postępowania oraz ponieść koszty związane z udziałem
w postępowaniu Organizatora.

6. Prelegent wyraża zgodę na wykorzystanie prezentacji przygotowanej w ramach wystąpienia na stronie internetowej konferencjamob.pl oraz udziela Organizatorowi licencji niewyłącznej do korzystania z prezentacji w celu promocji Konferencji oraz do wykorzystania w wydawnictwach i publikacjach związanych z Konferencją na wszelkich polach eksploatacji określonych m.in. w ustawie o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

§6

1. Udział w Konferencji jest całkowicie dobrowolny i płatny. Koszt uczestnictwa w konferencji wynosi:
   a. 350,00 zł – w ramach opłaty: wyżywienie podczas trwania Konferencji, materiały konferencyjne, korzystanie z atrakcji dodatkowych (bez noclegu);b. 450,00 zł – w ramach opłaty: nocleg w pokoju dwuosobowym (2 doby), wyżywienie podczas trwania Konferencji, materiały konferencyjne, korzystanie
   z atrakcji dodatkowych;c. 550,00 zł – w ramach opłaty: nocleg w pokoju jednoosobowym (2 doby), wyżywienie podczas trwania Konferencji,  materiały konferencyjne, korzystanie z atrakcji dodatkowych;
2.  Opłatę należy uiścić na podstawie wystawionej faktury pro forma w terminie 14 dni na rachunek bankowy Organizatora tj.:
   Bank Handlowy w Warszawie, Oddział w Bydgoszczy
   65 1030 1090 0000 0000 8780 7002,
   tytułem: udział w Konferencji „Technika i nauka w Muzeum. Muzeum – formy i środki prezentacji” 25-27.09.2019 r., imię i nazwisko Słuchacza.
   Po zaksięgowaniu środków na koncie zostanie wystawiona faktura VAT.
3.  Uiszczenia opłaty jest ostatecznym warunkiem przyjęcia zgłoszenia na Konferencję.

§ 7

1. Zgłoszenie rezygnacji z uczestnictwa w Konferencji należy dokonać na adres email: konferencja@muzeum.bydgoszcz.pl

2. Zwrot opłaty zostanie dokonany w terminie 14 dni od dnia złożenia skutecznej rezygnacji na rachunek bankowy, z którego dokonano opłaty rezerwacyjnej, przy czym zgłoszenie skutecznej rezygnacji może nastąpić najpóźniej na 7 dni przed dniem rozpoczęcia Konferencji.

§ 8

1. Prelegenci wyrażają zgodę na przekazanie Organizatorowi swoich danych osobowych, danych biograficznych i wizerunku w procesie rejestracji oraz na udostępnienie podczas Konferencji i na wykorzystywanie ich w działaniach związanych z Konferencją (dotyczy tej i innych edycji Konferencji).

2. Akceptacja regulaminu oznacza również akceptację obowiązującej w Muzeum klauzuli RODO (zał.1).

3. Prelegenci i Słuchacze wyrażają zgodę na utrwalenie i wykorzystanie ich wizerunku oraz zarejestrowanych materiałów z ich udziałem, w tym również udzielonych wywiadów w czasie trwania Konferencji, jak i po jej zakończeniu w celu prowadzenia działań promocyjno-marketingowych przez Organizatora, głównie dotyczących tej i innych edycji Konferencji.

4. Uczestnicy nie otrzymują wynagrodzenia z tytułu wykorzystania wyżej wymienionych materiałów przez Organizatora.

5. Osoby rejestrujące się mogą zgłaszać uwagi, reklamacje i zastrzeżenia do przebiegu rejestracji, w formie e-maila na adres konferencja@muzeum.bydgoszcz.pl, najpóźniej w terminie 3 dni od zakończenia rejestracji. Wszystkie zgłoszenia zostaną rozpatrzone przez Organizatora w terminie 3 dni roboczych, a o uznaniu ich zasadności lub bezzasadności uczestnicy zostaną powiadomieni za pośrednictwem poczty elektronicznej.

6. Ocena przesłanych przez Uczestników uwag, reklamacji i zastrzeżeń nastąpi w oparciu o wartość merytoryczną oraz poprzez umotywowanie chęci uczestnictwa w Konferencji.

7. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za brak możliwości przekazania uwag, reklamacji i zastrzeżeń przez system rejestracyjny, w tym w szczególności w sytuacji nadmiernego obciążenia, awarii serwisu, bądź innych nieprzewidywalnych okoliczności.

§9

1. Organizator nie zwraca żadnych kosztów ponoszonych przez Uczestników w związku z uczestnictwem w Konferencji, w szczególności nie zapewnia zwrotu kosztów za przejazd.

2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za brak możliwości zgłoszenia się przez Uczestnika na Konferencję lub za brak możliwości przekazania danych osobowych z przyczyn niezależnych od Organizatora.

§ 10

1. Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest zaakceptowanie niniejszego Regulaminu.

2. Postanowienia niniejszego Regulaminu są wyłączną podstawą prowadzenia Konferencji, a ich wykładnia i interpretacja należy wyłącznie do Organizatora.

3. Niniejszy Regulamin Konferencji będzie dostępny do wglądu na stronie internetowej www.konferencjamob.pl.

4. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany zasad i programu Konferencji, w tym treści niniejszego Regulaminu. Zmiany te obowiązują od momentu opublikowania ich na stronie internetowej Konferencji.

5. Wszelkie spory wynikłe z tytułu wykonania zobowiązań związanych z niniejszą Konferencją będą rozstrzygane przez Sąd właściwy, według siedziby Organizatora.

6. Postanowienia niniejszego Regulaminu podlegają przepisom prawa polskiego. W kwestiach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się przepisy polskiego prawa powszechnie obowiązującego.

7. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność za zgodność z prawdą podanych danych w związku z Konferencją. Uczestnicy ponoszą odpowiedzialność w szczególności za podanie nieprawdziwych lub nieaktualnych danych kontaktowych, które utrudniają lub uniemożliwiają skontaktowanie się przez Organizatora z Uczestnikiem Konferencji.

8. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za skutki podania przez Uczestnika nieprawdziwych danych lub danych innej osoby.

9. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienia lub jakiekolwiek przeszkody w komunikacji z Uczestnikami Konferencji wynikające z przyczyn od niego niezależnych.

10. Sekretarzem Konferencji jest p. Adrianna Adamska– mail: konferencja@muzeum.bydgoszcz.pl; tel.: 52 585 99 26.

W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych „RODO), informujemy o zasadach przetwarzania Pani/Pana danych osobowych oraz o przysługujących Pani/Panu prawach z tym związanych.

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest  Muzeum Okręgowe im. Leona Wyczółkowskiego w Bydgoszczy ul. Gdańska 4. (MOB) reprezentowane przez Dyrektora Muzeum  (zwanego dalej jako „Administrator”). Administrator przetwarza dane osobowe na podstawie obowiązujących przepisów prawa  oraz na podstawie udzielonej zgody – podanie Administratorowi przez Panią/Pana danych osobowych ma charakter dobrowolny.

2. Jeśli ma Pani/Pan pytania dotyczące sposobu i zakresu przetwarzania danych osobowych
   w zakresie działania MOB, a także przysługujących Pani/Panu uprawnień, może się Pani/Pan skontaktować z Inspektorem Danych Osobowych w MOB elektronicznie na adres e-mail iod@muzeum.bydgoszcz.pl lub listownie na adres Administratora.

3. Administrator przetwarza Pani/Pana  dane osobowe podane w formularzu zgłoszeniowym
   w celu organizacji, administracyjnej obsługi i przebiegu Konferencji „Technika i nauka w muzeum – Muzeum – formy i środki prezentacji” organizowanej w dniach 25-27 września 2019 r. przez Muzeum Okręgowe im. Leona Wyczółkowskiego w Bydgoszczy w tym sporządzenia listy uczestników, przekazywania informacji organizacyjnych, wydania zaświadczeń uczestnictwa oraz w celach reklamowych i promocyjnych – na podstawie zgody – art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

4. W związku z przetwarzaniem danych w celu, o których mowa w ust. 3 odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być:
   1). upoważnieni pracownicy Administratora
   2). podmioty upoważnione na mocy przepisów prawa
   3). podmioty współpracujące z Administratorem, którym dane osobowe są udostępniane na podstawie stosownych umów powierzenia danych osobowych.

5. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów określonych
   w ust. 3, a po tym czasie w zakresie wymaganym przez przepisy prawa powszechnie obowiązującego.

6. W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługuje Pani/Panu następujące uprawnienia:
   1). prawa do żądania dostępu do swoich danych osobowych oraz do ich sprostowania
   2). prawa do ograniczenia przetwarzania jej danych w sytuacjach i na zasadach wskazanych w art. 18 RODO lub do ich usunięcia zgodnie z art. 17 RODO („prawo do bycia zapomnianym”)
   3). prawa do przeniesienia danych osobowych zgodnie z art. 20 RODO
   4). prawa do wycofania w dowolnym momencie udzielonej wcześniej zgody na przetwarzanie jej danych osobowych, co jednak nie będzie miało wpływu na legalność przetwarzania danych, które odbywało się w oparciu o tę przesłankę i miało miejsce przed skorzystaniem przez nią z prawa do wycofania zgody
   5). prawa do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych osobowych, o którym mowa w art. 21 ust. 1 RODO z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją, o którym mowa w art. 21 ust. 1 RODO
   6). prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), gdy Pani/Pan uzna, że przetwarzanie danych osobowych dotyczących Pani/Pana narusza przepisy RODO.